SRM система призвана управлять циклом закупок. Она помогает предприятиям контролировать все действия закупочного процесса — начиная планированием, заканчивая поставкой и заключением контрактов. Цель создания и запуска SRM системы заключается в снижении затрат в сфере закупок, чтобы качество товара оставалось прежним, а также осуществлялись своевременные поставки. Необходимо осознавать, что закупочный цикл, в первую очередь, направлен на достижение качества, поэтому не стоит зацикливаться на экономии. Качество приобретенных товаров оказывает непосредственное влияние на внутренние и внешние процессы в организации. От этого также зависит репутация бренда. Поскольку без поставок невозможно производство.
Предлагаем разобраться, как работает SRM и какие проблемы компании решает эта система. Подробнее о SRM-системе читайте в блоге компании-разработчика AGORA.
Как происходит полный цикл закупочного процесса
Управление закупками с SRM системой происходит в четыре шага.
Определение, что необходимо корпорации для успешного функционирования. Первый шаг в цикле предполагает тщательное изучение и определение, что необходимо каждому из отделов организации. Различные подразделения предоставляют заявки на закупки, и проверяется наличие необходимых позиций. Полученная информация помогает разработать план снабжения компании и определить бюджет процесса закупок.
Выбор поставщиков. Закупщики коммуницируют с контрагентами, изучая риски и возможность получения выгоды для организации. А также проводятся комплаенс-процедуры, проверяющие надежность контрагентов и их соответствие требованиям организации. Поставщики выбираются через проведение различных мероприятий, таких как аукцион, конкурсы, торги и т.д.
Третьим этапом является разработка стратегии взаимодействия с контрагентами. Управление поставщиками — важный этап закупок. Главная цель данного сотрудничества заключается в обеспечении выгоды для обеих сторон.
Последний шаг полного закупочного цикла — осуществление плана поставки товаров или услуг. Созданная ранее стратегия реализуется, а затем цикл повторяется вновь. Особое внимание следует уделить этому этапу, так как необходимо проанализировать возникшие проблемы, выявить возможные ошибки и зафиксировать результаты, с помощью которых в дальнейшем можно улучшить цикл закупок в целом и каждый конкретный шаг.
Какие проблемы можно решить при помощи SRM системы
Компании могут сталкиваться с проблемами разного масштаба, связанными как с внутренними процессами, так и внешними. Внедрение системы SRM в работу организации позволяет закрыть большую часть из них.
В компании нет единой базы для проведения закупок. НСИ или нормативно-справочная информация должна быть систематизирована во избежание путаницы и, как следствие, снижения темпа работы компании.
К сожалению, не все предприятия обращают внимание на необходимость ведения структурированной базы, поэтому спустя время сталкиваются с рядом проблем: данные дублируются, товар может быть записан под разными названиями, описание и характеристики товаров оформляются не в едином стиле, отсутствие иерархии в каталоге или ее неправильное формирование и т.п. Такие проблемы часто возникают в связи с ручным вводом информации — сотрудники самостоятельно вводят данные о каждой конкретной позиции. Ко всему прочему добавляются ошибки, возникающие по невнимательности работников.
Автоматизация работы путем запуска SRM позволяет создать базу НСИ и осуществлять передачу информации в другие системы. Таким образом, вы получаете упорядоченную систему данных, с которой может работать каждый сотрудник организации. Помимо общих сведений о товарах, в НСИ хранится справочная информация, такая как словари, классификаторы и другие. Эти данные относятся к ТМЦ (товарно-материальным ценностям). Объем ТМЦ зависит от величины компании — чем предприятие больше, тем больше массив данных.
Сбор потребностей. Как уже говорилось ранее, каждый отдел компании формирует список необходимых товаров и направляет его закупщику. Тот создает единый список того, что необходимо приобрести. Эта информация впоследствии конвертируется в лоты — базовую единицу закупочной деятельности. При большом количестве подразделений внутри организации очень сложно управлять информацией о всех потребностях. Более того, закупщик может не знать, что некоторые товары можно заказать при помощи одного лота.
Благодаря SRM происходит оптимизация процесса сбора потребностей. Все заявки автоматически формируются в единый список, а также система переоформляет позиции одной категории в лоты. Планирование закупок занимает меньше времени и осуществляется с минимумом ошибок.
Незапланированные расходы во время совершения закупок. Хотя закупочные процедуры продумываются заранее — составляется план закупок на год, который проходит различные согласования, и в соответствии с которым выделяют бюджеты, почти всегда происходит превышение расходов и выход за рамки плана. При этом план включает в себя позиции, которые необходимо заказать, сроки, категории и прочую информацию, в соответствии с которой строится работа закупщика в течение года.
SRM система помогает своевременно корректировать план закупочного процесса за счет анализа истории закупок: система оценивает, какие товары и в каком объеме были заказаны ранее, что позволяет создать более реалистичный план закупок на следующий год. Это снижает риски превышения лимитов и сводит к минимуму незапланированные расходы.
Внедрение SRM в целом делает планирование более эффективным, в частности:
1) нормализуется расписание поставок ТРУ;
2) организация осуществляется с меньшими расходами;
3) собираются запросы на закупку разных позиций, ведется контроль соблюдения сроков поставок;
4) система автоматически сообщает ответственным за закупки сотрудникам информацию, что лимиты превышены.
Необходимость работы с каталогами контрагентов. Этот пункт часто упускают из виду, хотя он имеет огромное значение. Когда контрагент выбирается в качестве основного поставщика товаров, часто приходится работать с его каталогом. Механизмы работы с каталогом поставщика редко предусмотрены площадкой, на которой проводились торги, а изучать большой объем информации вручную бывает очень сложно.
Система SRM сильно упрощает взаимодействие с каталогами контрагентов. Инструменты, которые используются для этих целей — Punch-in и Punch-out каталоги.
Punch-in каталог представляет собой ИТ-продукт, при помощи которого поставщик может загружать каталог ТРУ в SRM закупщика. Переходить на площадку поставщика при этом нет необходимости. Интегрированная ERP система позволяет видеть актуальную информацию в каталоге — например, цены и остатки товаров на складе.
Punch-out каталог работает иначе, в сравнении с Punch-in каталогом. В этом случае задействуется площадка поставщика — закупщик переходит на нее для сбора данных о заказе. При этом при помощи API все данные о заказе транслируется в SRM систему. После переданная информация хранится в SRM. Такое взаимодействие площадок повышает функциональность работы.
Ведение работы без анализа. Аналитика и отчетность работы могут сделать процессы в компании более эффективными. В закупочном процессе аналитику важно проводить регулярно — без этого возможны лишние траты, ошибки, несоблюдение сроков и прочее.
SRM система дает возможность исследовать траты на закупки, регулировать управление тратами, анализировать продуктивность работы контрагентов и их добросовестность в исполнении контрактов, контролировать сроки поставок, анализировать работу сотрудников отдела закупок и т.п.
Чтобы автоматизировать закупочную деятельность в компании, необходимо специальное ПО для закупок, которое позволит освободить менеджеров от рутинной работы и минимизировать ошибки, связанные с человеческим фактором. Эффективный продукт может быть разработан только опытным поставщиком ПО. Компания-разработчик AGORA имеет опыт более 10 лет в создании подобных решений, а также официально входит в реестр поставщиков отечественного ПО. Подробнее об автоматизации закупок узнайте по ссылке.
